Suomalaisia toimistoja muutetaan kiihtyvällä tahdilla koppikonttoreista joustavan työn tarpeisiin. Käytännössä yhä harvemmalla on oma työpöytä saati oma työhuone.
– Työajan ja työpaikan voi valita yksilöllisesti, ja niinpä meillä työtilat suunnitellaan sen mukaan, että ihmiset tulevat ja menevät, sanoo Soneran työhyvinvointipäällikkö Jyrki Kettunen.
Muutos koppikonttoreista monitilatoimistoiksi ei käy käden käänteessä.
Työympäristöjen kehittämiseen keskittyvässä Rapal-yhtiössä on huomattu, että monilla työpaikoilla ollaan yhä kiinni papereissa ja mapeissa. Liian nopeasti ei kannata siirtyä täysin paperittomaan toimistoon.
– Sellaista pientä varovaisuutta käyttäisin siinä, että ei vain kopioitasi sitä naapuritoimiston ”officea”, koska se toimii heillä hyvin, sanoo johtaja Anna-Leena Raij Rapal-yhtiöstä.
Suunnittelua kannattaa tehdä yhdessä työntekijöiden kanssa. Ja melko varmaa on, että ensimmäisellä kerralla ei valmista tule.
– Siinä on niin monta liikkuvaa tekijää ja asiaa, jotka pitää ottaa huomioon. Metsään menee jollakin tavalla joka tapauksessa, kuittaa Raij.
"Papereiden kerääminen työpöydälle loppui"
Espoon Asunnot -yhtiössä havahduttiin ristiriitaan siitä, että tilaa on paljon, mutta uusia työpisteitä on silti vaikea sijoittaa. Käytännössä työpisteiden käyttöaste oli melko tyypillinen.
– Noin puolet työpisteistä oli työpäivän aikana tyhjiä, toteaa kiinteistöjohtaja Jaakko Kammonen Espoon Asunnot -yhtiöstä.
Kammonen kiinnostui monitilatoimistosta ja heittäytyi itse täysillä mukaan kokeilemaan uusia työtapoja.
– Luovuin omasta työhuoneesta ja huomasin, että ei se nyt niin kauhea juttu ollut.
Totuttelussa meni muutama kuukausi.
– Omalta osaltani papereiden kerääminen työpöydälle on loppunut.
Lisäksi tieto tuntuu nyt kulkevan paremmin.
– Pienet asiat pystyy hoitamaan saman tien ja lyhyet keskustelut, sen sijaan, että pitäisi lähetellä sähköpostia.
Työterveyslaitoksen teemajohtaja Marjaana Lahtinen arvioikin, että etätöiden ja ylipäätään työn liikkuvuuden takia toimistojen merkitys on muuttunut.
– Ne ovat enemmän kohtaamispaikkoja, sanoo Lahtinen.
Yksiöstä yhdeksään neliöön
Työn muutosten lisäksi kyse on myös tehokkaasta tilankäytöstä. Rapalissa osa väestä on paljon asiakkainen luona ja toimistossa tilaa yhdelle ihmiselle laskennallisesti vain yhdeksän neliötä. Keskimäärin helsinkiläistoimistoissa tilaa on jokaiselle työntekijälle 24 neliötä.
– Sehän on yhden yksiön verran tilaa, jota ihminen käyttää vaan työpäivän ajan, jos silloinkaan, toteaa Raij.
Varsinkin keskittymistä vaativiin töihin kannattaa kehitellä omia ratkaisuja, hiljaisia huoneita tai muita merkkejä työrauhan tarpeesta.
– Pelisäännöt voivat olla sellaisia, että nostetaan lippu ylös, että älä häiritse minua, toteaa Kettunen.
Tärkeintä on, että pelisäännöt sovitaan yhdessä.
– Esimerkiksi jos ryhmässä tuntuu, että on liian kovaa painetta, sovitaan yhdessä, että apua pyydetään ja apua annetaan.