Aikaansaamattomuus töissä ei ole vain työnantajan ongelma, vaan se aiheuttaa turhautumista ja stressiä myös työntekijälle. Tehokas työnteko vähentää työhön kuluvaa aikaa ja auttaa hallitsemaan stressiä, millä on suotuisia vaikutuksia myös vapaa-aikaan.
Metro UK -sivuston haastattelema aikaansaamiseen perehtynyt valmentaja Moyra Scott jakoi vinkkinsä, joilla työt tulevat tehtyä paremmin mutta vähemmällä.
1. Aseta asiat tärkeysjärjestykseen
Moyra kertoo, että monesti ihmisten suurin ongelma on, että heidän pitäisi tehdä liian paljon liian pienessä ajassa eikä heillä ole aikaa ajatustyöhön. Jo pelkästään tunne ajan riittämättömyydestä voi johtaa tehottomuuteen.
Ihmisten pitäisikin ymmärtää, että aikaa on aina liian vähän, eikä kovempi työtahti ole ratkaisu ongelmaan. Huhkimisen sijaan Moyra kehottaa ottamaan rauhassa aikaa ajatteluun ja suunnitteluun. Tällöin asiat asettuvat tärkeysjärjestykseensä, ja niitä on helpompi lähteä purkamaan. Kuten tuttu sanonta kuuluu: ”Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty.”
2. Muista levätä
Levähdystaukoja tulee pitää myös työpäivän aikana. Kuvituskuva.
Huonosti nukutun yön jälkeen työtehtäviin tuntuu kuluvan kaksinkertainen aika normaalin verrattuna. Keskittymiskyky ei tahdo riittää ja työn laatu kärsii.
Moyra muistuttaakin unen tärkeydestä. Levosta ei kannata tinkiä, vaan 7–9 tunnin yöunista kannattaa pitää kiinni.
– Väsymys tarkoittaa keskittymisongelmia. Teemme virheitä ja hukkaamme aikaa korjatessamme niitä.
Lepo ei kuulu vain makuuhuoneeseen. Myös työpäivän aikana tulee ottaa taukoja, jolloin aivot saavat muuta ajateltavaa.
LUE MYÖS: Luuletko itsestäsi liikoja? Näin kauan pystyt oikeasti työskentelemään ilman taukoa
3. Sulje puhelimesi
Jatkuvasti piipittävät älypuhelimet ovat tänä päivänä mahdollisesti suurin keskittymiskyvyn horjuttaja. Puhelimeen vilkuilu häiritsee työtehtävään paneutumista, ja häiriötekijät heikentävät tehokkuutta.
Moyra suositteleekin pitämään älypuhelinta työnteon aikana äänettömällä ja keskittymään laitteen sijaan työtehtäväänsä.
LUE MYÖS: Luulitko olevasi ahkera töissä? Karu totuus avaa silmäsi: Some vie työpäivästä 44 minuuttia
4. Kokeile ’pomodoro’-tekniikkaa
'Pomodoro'-tekniikan tarkoituksena on suorittaa tehtävä parinkymmenen minuutin osioissa. Kuvituskuva.
’Pomodoro’-tekniikka on ajanhallintamenetelmä, joka on saanut italiaksi tomaattia tarkoittavan nimensä tomaatin näköisestä munakellosta.
Ideana on jakaa tehtävä osiin ja työskennellä sen parissa pieniä, noin 25 minuutin jaksoja mahdollisimman intensiivisesti. Soimaan asetettu ajastin muistuttaa, milloin aika – eli ’pomodoro’ – on kulunut. Viiden minuutin tauon jälkeen koittaa toinen samanmittainen ’pomodoro’ eli intensiivinen työskentelypätkä.
Moyra kertoo tekniikan sopivan erityisesti ihmisille, jotka häiriintyvät luonnostaan helposti. Lisäksi ’pomodorot’ helpottavat tarttumista tylsään tai vaikeasti aloitettavaan työtehtävään.
LUE MYÖS: Vaativa ja stressaava työ voi altistaa mielenterveysongelmille
5. Kuuntele musiikkia
Mielekkään musiikin kuuntelu voi tehdä työnteosta helpompaa osalle ihmisistä, sillä se auttaa lievittämään stressiä.
Musiikki kannattaa kuitenkin valita siten, ettei se häiritse työntekoa. Osa ihmisistä kokee esimerkiksi sanoitetun musiikin työtehtävästä suoriutumista häiritsevänä. Paljon silti riippuu itse työtehtävän kuvasta.
Moyra suosittelee kuuntelemaan musiikkia soittolistalta, jolloin kappaleita ei tarvitse vaihtaa muutaman minuutin välein.
6. Hallinnoi sähköpostejasi
Turhat sähköpostit kannattaa poistaa saman tien, kun niitä tulee. Kuvituskuva.
Moyra suosittelee ihmisiä rajoittamaan sähköpostissa käyttämäänsä aikaa liittämällä esimerkiksi allekirjoitukseen viestin siitä, ettei sähköposteja lue koko ajan.
Lisäksi sähköpostinsa asetuksia voi muuttaa siten, että ennen saapuneita viestejä se näyttää oman kalenterin. Näin ihminen näkee ensimmäiseksi sen, mitä on suunnitellut – ei sitä, mitä muut häneltä toivovat.
Moyra kehottaa lisäksi poistamaan turhat sähköpostit sitä mukaa, kun niitä tulee.
7. Työskentele muiden kanssa
Freelance- ja etätyöskentelyssä on omat haasteensa. Työ yksin kotoa käsin voi olla muista ihmisistä eristävää ja altistaa viivytyksille. Moyra huomauttaa, että kotona on myös aina jotain, minkä voisi tehdä, mikä häiritsee työntekoon keskittymistä. Lisäksi koti on paikka, jossa ihminen rentoutuu, minkä vuoksi työtehtävään tarttuminen voi alun perinkin olla haastavaa.
Moyra suosittelee työskentelemään samassa tilassa yhdessä muiden kanssa. Yhteinen työhuone voi auttaa ryhtymään työntekoon sekä keskittymään työtehtävään, kun muut samassa tilassa työskentelevät ohjaavat siihen esimerkillään.
LUE MYÖS: 10 asiaa, jotka vain vuorotyötä joskus tehneet voivat ymmärtää
Lue uusimmat lifestyle-artikkelit.
Lähde: Metro UK