Hukutko töihin? Nämä ovat salaisuudet parempaan ajanhallintaan

Oletko aina jäljessä aikataulusta? Mietitkö jo valmiiksi mielessäsi selitystä, miksi et ole saanut lupaamaasi hommaa tehtyä? Stressaako työmäärä, joka ei tunnu loppuvan tekemälläkään? Jos vastasit kyllä, nämä neuvot ovat sinua varten.

Ajanhallintaan perehtynyt Cal Newport kertoi vinkkinsä tehokkaaseen ajanhallintaan Time-lehdelle. Newport ehti kymmenessä vuodessa julkaista neljä kirjaa, valmistui filosofian tohtoriksi MIT-yliopistosta, julkaisi läjän akateemisia artikkeleita ja pääsi professoriksi Georgetownin yliopistoon.

Newportin salaisuus on priorisoida syvällistä työtä.

Miksi koko ajan on kiire, mutta mitään ei saa aikaan?

Yhdellä lauseella Newportin vastaus kuuluu: priorisoit pinnallista työtä. Osallistut kokouksiin, vastaat nopeasti sähköposteihin ja näytät kiireiseltä oikean tuottavuuden kustannuksella. Tämä on tehotonta ja saa olosi tuntumaan surkealta.

Newportin mukaan luulemme, että kaikki, mitä teemme toimistolla, on työtä. Todellisuudessa työtä on hänen mukaansa kahdenlaista:

• Syvällinen työ on omien taitojesi käyttämistä arvon luomiseksi. Se vaatii ajattelua, energiaa, aikaa ja keskittymistä.
• Pinnallinen työ on kaikkea hallinnollista ja logistista työtä, kuten sähköpostiin ja puhelimeen vastaamista, kuluraporttien täyttämistä ja niin edelleen.

Pinnallinen työ estää sinua saamasta potkuja – mutta syvällinen työ tuo sinulle ylennyksen

Keskittyminen vain pinnallisiin töihin aiheuttaa asioiden kasaantumista ja tunnetta siitä, että työt eivät lopu ikinä.

– Syvällisessä työssä keskitytään ilman häiriötekijöitä haastavaan tehtävään. Pinnallinen työ taas kuvaa luonteeltaan logistisia työtehtäviä, jotka eivät vaadi syvää keskittymistä. Kun ymmärrät työnteon sisältävän erilaisia työn asteita, ja jotkut työtyypit tuottavat paremman tuloksen kun toiset, muuttuu käsityksesi työn tekemisestä täysin, Newport sanoo.

Ydinongelmana on hukkuminen pinnallisiin tehtäviin, kun taas työelämä arvostaa syvällistä työtä koko ajan vain enemmän.

Tutkimusten mukaan toimistotyöläisen päivästä jopa 60 prosenttia kuluu sähköpostin ja internetin parissa.

Älä varaa aikaa häiriöille, vaan syvälliselle työlle

Käytämme kalentereitamme täysin väärin. Tapaamiset, puhelut ja lääkärinajat kirjataan ylös, eli niille varataan aikaa. Mutta kuinka moni varaakaan kalenteristaan ajan oikealle työnteolle?

Kaikki kalenteriin kirjatut asiat ovat työnteon kannalta häiriöitä. Nehän ovat itseasiassa ajan varaamista muiden ihmisten työlle.

Newport vinkkaa aikatauluttamaan päivänsä työnteon tehostamiseksi.

– Mieti ”Mitä teen tämän tunnin ajan? Entä seuraavan?” Ota tavaksi tehdä päivä- ja viikkosuunnitelma. Jos suunnittelet ajankäyttösi, löydät todennäköisemmin aikaa myös syvällisen työn tekemiseen.

Älä kuitenkaan varaa aikaa häiriöille ja toivo, että ehdit kyllä tekemään työsi katkosta huolimatta. Käännä kalenterisi päälaelleen, ja varaa omat tuntinsa todelliselle syvälliselle työskentelylle.

Ota avuksi tulostaulu

Toimitusjohtajan ajankäytöstä kirjan kirjoittanut Pete Drucker on sanonut ”Se, mitä mitataan, sitä myös hallitaan”. Newport havaitsi tulostaulun pitämisen olevan oiva työkalu todellisen edistyksen ja työnteon mittaamiseen.

– Näen siitä, kuinka monta tuntia syvällistä työskentelyä olen päivän aika tehnyt. Idea on yksinkertainen, mutta ilman sitä saattaa viikko tuntua vain kiireiseltä, mutta et ole itse asiassa ihan varma, kuinka paljon todella työskentelit syvällisesti. Jos syvällisen työn osuus jää hävettävän pieneksi, herättää se halun parantaa tulosta.

Varo tuottavuuden kannalta vaarallisinta sanaa

Tämä sana on ”kyllä”. Sinun täytyy rajata tehtävien määrää, jos haluat saada ne tehtyä. Kieltäytyminen voi olla haastavaa, mutta sinun on asetettava syvällinen työ etusijalle.

– Ne ihmiset, joilla on taipumus saada aikaa merkittävää työtä, sanovat myös useammin ei. Heille on tärkeää tehdä syvällistä työtä, joka vaatii taitoa ja aikaa ja tuottaa uutta arvoa. He kokevat, että eivät pysty parhaaseen työtulokseen, jos he koko ajan käyvät tapaamisissa, vastaavat puhelimeen tai sähköposteihin.

Tämän tietävät myös menestyneet ihmiset. Miljardööri Warren Buffett on sanonut, että ”menestyvien ja hyvin menestyvien ihmisten ero on se, että hyvin menestyneet ihmiset sanovat ’ei’ lähes kaikkeen”.

Kokouksissa istuminen on pinnallista työtä, joka syö aikaa syvälliseltä työskentelyltä.

Kehitä syvällisen työskentelyn rituaali

Rituaalit ja syvään juurtuneet tavat ovat voimakkaita. Pääseminen keskittyneeseen tilaan voi viedä aikaa. Voit helpottaa siihen pääsyä ja valmistaa aivojasi keskittymään luomalla rituaalin, joka helpottaa sinua siirtymään syvän työskentelyn tilaan. Rituaali voi olla niinkin yksinkertainen kuin työpöydän siivoaminen ja työhuoneen oven sulkeminen.

– Rituaali viestii aivoillesi, että olet nyt siirtymässä syvällisen työskentelyn tilaan. Myös kahvin hakeminen tai lyhyt kävelylenkki voi auttaa pään tyhjentämisessä ja helpottaa oikeaan työskentelyvireyteen pääsyä.

Kysy tämä kysymys pomoltasi

Jos jätät kokouksia ja tapaamisia väliin ja lakkaat vastaamasta nopeasti sähköposteihin, ja käytät vapautuneen ajan some-päivitysten tekoon niin kyllä, saat todennäköisesti potkut. Sen sijaan jos käytät vapautuneen ajan syvälliseen työskentelyyn, joka todella tuottaa tuloksia, saatat yllättäen nousta esimiehesi parhaaksi työntekijäksi.

Kysy siis pomoltasi, haluaako hän varmasti, että käytät aikaasi mieluummin kokouksiin ja sähköpostiin vastaamiseen kuin samalla ajalla voisit saada tärkeitä tehtäviä tehtyä.

– Selitä pomollesi pinnallisen ja syvällisen työskentelyn malli. Sano, että ymmärrät kyllä hyvän kommunikaation tärkeyden, mutta tarvitset aikaa myös syvälliseen työhön tuottaaksesi parasta mahdollista työnjälkeä pomollesi.

Newport vinkkaa, että esimiehelle voisi ehdottaa esimerkiksi 50/50-mallia, jossa 50 prosenttia työajasta pyhitetään keskeytymättömälle, syvälliselle työlle ja 50 prosenttia pinnallisten työtehtävien hoitamiseen.

Jos uusi malli alkaa tehostaa työntekoasi ja parantaa tuloksiasi merkittävästi, voi olla, että esimiehesi rupeaa uudelleen miettimään työn organisoimista tiimissäsi. 

Tiedätkö, mitä on positiivinen stressi? Katso video!

6:13

Lähde: Time